By Cleverson-santos on 1st outubro

E ai galera, tudo beleza, nesta segunda parte do assunto sobre BPM vou comentar um pouco sobre as partes de um negócio e habilidades que um gestor precisa ter… Este é um bom tópico para quem quer conhecer um pouco sobre processos, BPM, BPMN, BPMS e todas suas variantes.

Partes de um negócio

“Todo o negócio tem um propósito, toda a empresa vende um serviço ou um produto…”

Para que uma empresa exista, crie e venda seus produtos ou serviços, uma série de atividades deve existir (tudo faz parte de processos).

Dentro de cada empresa existe um setor para cada atividade (Financeiro, contabilidade, operações, Marketing, Vendas e sistemas de Informação gerencial), todos estes departamentos fazem parte do processo de negócios e são essenciais para o funcionamento de uma empresa, mas além destas áreas que são fundamentais para que uma empresa se mantenha existem as funções de “suporte” (RH, Jurídico, Manutenção e Relação com Investidores).

Estes agrupamentos de setores nem sempre ajuda no gerenciamento de processos…

Financeiro
Garante que a empresa tenha os recursos necessários para operar, cuida dos investimentos para que sejam os melhores para a empresa, auxilia os outros departamentos a fazerem seus orçamentos e ajuda a consolidar o orçamento geral da organização, ajuda no estabelecimento de metas de lucros e vendas.

Contabilidade

Trabalha em conjunto com o financeiro no rastreamento do dinheiro que a empresa gera, controla entradas (vendas) e saídas (despesas e gastos), o processo de rastreamento, registro e análise de custos da organização também é cuidado pelo departamento de Contabilidade, quando se fala em custos podemos associá-los a Matéria-Prima, Mão de obra e despesas indiretas. Como tarefa adicional o Departamento de Contabilidade pode fazer também o controle de crédito a clientes (clientes que recebem prazo de pagamento, ou seja, 30/60/90) e também calcula os impostos Federais, Estaduais e Municipais. (O financeiro controla o dinheiro, a contabilidade o conta)

Operações

Em empresas de manufatura (indústrias) o setor de operações (também conhecido como produção) inclui a fábrica (local de produção dos produtos comercializados), Recebimento de matéria Prima (), Expedição () e Compras (), já em uma empresa de serviços (consultoria em gestão), as operações incluem os funcionários que entregam o serviço ao cliente e por fim dentro de uma operação o gerente é responsável pela produtividade de cada funcionário, pelo controle de custos e também pela qualidade. (o departamento de produção é responsável pelo que a empresa vende).

Marketing

Este é processo pelo qual são oferecidos produtos e serviços à venda, todas as formas que o cliente percebe o negócio, tudo que gera o interesse do cliente por um determinado produto e o que faz com que realmente paguem pelo produto ou serviço, isso é o Marketing.
Mas o marketing não é apenas isso, para que um produto ou serviço seja divulgado é preciso de um estudo sobre o lugar, o público que será o alvo do produto ou serviço, é preciso de um bom planejamento de como o marketing oferecera este produto ao mercado.
O marketing busca identificar o que leva alguém a comprar um produto, ou seja, a função do marketing é fazer com que um produto seja desejado pelas pessoas.
É um processo social e gerencial por onde o grupo obtém o que precisam e querem por meio da criação, oferta e troca de produtos de valor por outros. Para que os produtos cheguem até os clientes e aos potenciais clientes o marketing realiza.

Propaganda
Promoção
Divulgação

Venda realiza a prática de vendas para grupos ou organizações (um-a-um) e o marketing apóiam o pessoal de vendas.
Vendas
O pessoal de vendas é o responsável por apresentar os produtos e serviços da empresa, este processo pode ser feito diretamente ao consumidos ou por meio de redes autorizadas (varejistas), em algumas empresas o setor de vendas também faz a vez do suporte (pós-vendas).
Em grande parte das empresas o setor de vendas é visto como área critica de negócios, devido ao fato de que o setor acredita que o lucro da empresa vem por causa do trabalho realizado por eles, mas o fato é que o lucro é resultado do bom trabalho de todos, não apenas de um ou outro setor.
Se operações não produzir (produtos com qualidade, a empresa perderá clientes) e não vai haver produtos para vender, se não houver produtos para vender o marketing não terá com o que trabalhar nas divulgações e promoções.

Sistema de informação gerencial (Área de TI)
A função da área de TI é primordialmente manter os sistemas da empresa funcionando, ela é parte integral do negócio. A TI trabalha com compras, desenvolvimento, manutenção, segurança e computadores da empresa, o maior bem que a TI mantém é a INFORMAÇÃO. Toda a informação que os processos de negócios precisam é fornecida pela TI.

Habilidades para gestores

Papel do gestor

Ele é responsável por dirigir o trabalho de outras pessoas, a definição de gestão é a de conseguir que o trabalho seja feito por outros, assim o gerente planeja e orienta o trabalho de outras pessoas. O planejamento é o ponto forte para uma boa gestão (). Um gerente precisa ter como principais habilidades: Lidar com pessoas, fornecer um feedback adequado e ajudar membros da equipe com problemas de desempenho. Habilidade interpessoal é indispensável para quem vai assumir cargo de gerencia.

Dois pontos devem ser considerados por um bom gestor:
Objetivos financeiros, ou seja, o lucro obtido pela empresa com a entrega feita no prazo;
Atender às necessidades do cliente, ou seja, foco total no que o cliente quer para sua organização;Um gerente tem uma área, ou uma responsabilidade que precisa ser mantida por ele, ou seja, um departamento ou projeto específico. Mas um gerente que é responsável por toda a empresa recebe o título de CEO (Chief Executive Officer).

Gerentes sempre serão necessários, pois projetos não são auto-gerenciáveis.

Cinco razões para um gerente existir.
1) Criar valor para os clientes
2) Manter a Empresa organizada
3) Alcançar vantagem competitiva
4) Exercer controle sobre o negócio e operações
5) Obter lucro

Todo e qualquer gerente de projetos precisa ter conhecimento destes princípios e saber para que cada um deles serve.

Criar valor para o cliente (como?)
O cliente quer comprar algo que gere valor temos como exemplo as Companhias telefônicas que criam serviços que possibilitam ao cliente falar com qualquer outro telefone ao redor do mundo (isso cria valor para o cliente e gera receita para a companhia)

Manter a empresa organizada (como?)
Organizar por funções ou gerir a empresa com processos horizontais (o gerente existe para isso)

Alcançar vantagem competitiva (como?)
Criar diferenciais para obter vantagem de competição, ou seja, ter um produto existente e melhorá-lo de forma que o concorrente não fique em vantagem em relação ao seu produto, isso se pode dar pelo preço, quantidade, qualidade, atendimento ou garantia.
Para se ter vantagem competitiva sobre o concorrente a empresa precisa do diferencial, ou seja, preço ou serviço melhor que o concorrente (vou usar como exemplos preço e serviço), duas empresas de telefonia (Oi e GVT), as duas oferecem os mesmos serviços para os clientes, porém a GVT se sobressai pelo simples fato de que o Serviço oferecido tem diferencial (Preço relativamente baixo e qualidade alta nos serviços oferecidos).

Exercer controle (como?)
Cada membro da equipe deve saber suas responsabilidades, atividades e metas a serem cumpridas, e cabe ao gerente saber sobre o andamento, como as coisas estão sendo executadas, se as metas serão ou não atingidas (caso não tomar ação para se recuperar), com todas as informações corretas o gerente saberá como controlar.

Obter Lucro (como?)
A função primordial de uma empresa é a obtenção de lucro, é função do gerente gerar este lucro para os acionistas.

Há casos de empresas que gastam mais do que ganham (isso é mais comum do que se imagina), desta forma a empresa não dura muito no mercado e logo vai à falência, isso ocorre por que faltam processos de gestão nestas empresas, ou seja, não há um controle de gastos ou receitas, desta forma nunca se fica sabendo quanto à empresa lucrou e quanto ela gastou, fazendo com que por uma má gestão ela feche as portas antes do que o esperado.
Existem sete tarefas que o gerente vai ocupar seu tempo para fazer com que as pessoas realizem suas atividades:
1) Planejamento
Um bom planejamento previne a baixa performance, evita com o que o processo saia dos “eixos” causando transtorno para gerentes e interessados, o planejamento também EVITA que esforços sejam gastos desnecessariamente.
2) Estabelecimento de metas
Uma ação requer um plano, mas para se ter um plano é preciso estabelecer metas, ou seja, um alvo a ser alcançado, estas metas devem ser estabelecidas baseadas no tempo, específicas e mensuráveis. Um exemplo de meta mensurável é: Aumentar a participação no mercado interno em 20% até 2015. As metas de processos devem refletir a organização.
3) Tomada de decisão
Gerentes são “tomadores de decisão”, ou seja, monitoram os processos para obtenção de informações que servirão de entrada para a tomada de decisões no nível gerencial.
4) Delegação
Atribuição de tarefas aos comandados, ou seja, assim cada um saberá o que precisa ser feito, uma boa delegação tem como base princípios, responsabilidades, autoridade e prestação de contas.
5) Suporte
O fato de um gerente ter delegado tarefas não o isenta de dar suporte às pessoas, é preciso saber orientar, remover barreiras, incentivar e conseguir os recursos para que o colaborador execute sua tarefa com bom desempenho.
6) Comunicação
Uma boa comunicação entre gerente, líder e colaborador faz com que a informação seja passada corretamente, evita má interpretação e esclarece as metas que cada envolvido deve cumprir.
7) Controle do plano
Se existe, deve ser usado, ou seja, um plano bem executado vai ajudar a alcançar as metas e pode-se a partir daí controlar o progresso da execução.

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