By Salgado on 1st fevereiro

*Por Francisco Iglesias Bretas

A comunicação é o oxigênio das relações interpessoais. Proveniente do latim communicare, significa tornar comum, compartilhar idéias, elogios, críticas, sugestões, entre outros. Atualmente, os projetos alinham e encaminham o planejamento estratégico das organizações e, por isso, seu sucesso está diretamente relacionado à comunicação eficaz. É de suma importância que a comunicação obtenha um alto nível de compreensão e clareza em todas as suas formas e durante todo o projeto.

Uma comunicação eficaz ajuda a evitar surpresas durante a execução do projeto, antecipando situações desfavoráveis que podem ser encontradas ou, até mesmo, evitando o surgimento de barreiras à comunicação. Uma das formas de se reduzir essas barreiras é aplicar o processo de audição ativa, que faz com que o receptor esteja atento à mensagem transmitida, enviando sinais para o transmissor do seu entendimento ou não da mensagem. Estimular o transmissor para solicitar feedback, por meio de sinais ou parafraseando (repetindo suas próprias palavras), é uma das formas de tornar a comunicação mais eficiente.

No que se refere ao gerenciamento de projetos, uma das maneiras de se obter uma comunicação eficaz é organizar um Plano de Comunicação, cujo objetivo é o de descrever os processos de comunicação do cliente e a forma de administrá-los, para garantir que as informações cheguem às pessoas corretas, dentro do prazo necessário e de maneira economicamente viável, sendo constantemente atualizado. Dessa forma, torna-se mais fácil identificar problemas com antecedência e, tão importante quanto, definir estratégias para solucioná-los, tornando o trabalho mais assertivo e aumentando a satisfação do cliente.

Mas como entender o significado da comunicação em projetos? Comunicar significa, entre outras coisas, trocar informações de tal forma que os interlocutores se compreendam. Na gestão de projetos, a comunicação faz com que as informações sigam um fluxo contínuo, de forma clara, até chegarem às pessoas capazes de tomar as decisões ou implantá-las. A gestão de projetos é uma realidade irreversível, que realmente traz uma série de benefícios para a produtividade, tanto na vida pessoal quanto profissional. Cada vez é mais comum ver organizações na busca constante pela maturidade em gestão de projetos, através do desenvolvimento de sistemas e processos que garantam uma alta probabilidade de sucesso nas suas operações. Mas quem ganha com isso? Os profissionais envolvidos? As organizações? Os colaboradores? Bom, de fato, todos ganham, porém, os mais beneficiados são os profissionais diretamente envolvidos e, é claro, as organizações e seus colaboradores, que assim conseguem atingir suas metas e garantir a “saúde” do negócio.

A comunicação é fundamental para integrar todas as partes envolvidas, mais comumente conhecidas como “Partes Interessadas” (do inglês stakeholders) e atender as expectativas de cada uma dessas partes no gerenciamento de um projeto.

De acordo com o Project Management Institute (PMI), 90% do trabalho de um Gerente de Projetos está ligado a atividades através da comunicação, pois ela é base e essência para o sucesso do Projeto. Além disso, o estudo de benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2010 – Chapters Brasileiros mostra que 53,8% das Organizações que participaram do estudo confirmaram que a Comunicação é a habilidade mais deficiente em seus Gerentes de Projetos.

Atentos a todos esses aspectos, já é possível encontrar no mercado, provedores de serviços que possibilitam uma melhor gestão de Projetos através do gerenciamento das comunicações que garante informações certas, para as pessoas certas, no tempo certo e de uma maneira economicamente viável.

Somente com uma melhor gestão da Comunicação, é possível garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada.

*Francisco Iglesias Bretas é gerente de Projetos da Microcity, maior empresa brasileira de Outsourcing de Infraestrutura de TI

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