By Salgado on 25th julho

Por Leonardo Souza

Ter uma empresa que está preparada para oferecer aos seus funcionários a opção de esporadicamente trabalharem em regime de home office pode ser muito interessante e trazer grandes benefícios. Por mais tradicional que a empresa seja, ter esta carta na manga pode ser importante para estar sempre atuando e não ficar dependendo de fatores externos. Dias que antecedem/sucedem feriados e quando acontece greve no transporte público são exemplos de situações em que se seus funcionários tiverem a opção de trabalhar da própria residência estariam ganhando em motivação e até mesmo produção.

As empresas de TI saem na frente pois já possuem o essencial: tecnologia. Cloud computing, 3G, smartphones e computadores ‘móveis’ fazem com que o escritório de uma pessoa possa ser em qualquer lugar. Outro tipo de empresa que pode usufruir da mobilidade e também está propensa ao sistema de home office são aquelas que não dependem de atender ‘fisicamente’ seus clientes.

As grandes capitais do Brasil têm números nada agradáveis quando se fala em tráfego e tempo de deslocamento no trânsito. Em cidades como Belo Horizonte, por exemplo, é comum um empregado gastar 4 horas do seu dia com o deslocamento para o local de trabalho. Por isso que, independente do motivo para o trânsito estar ficando cada vez pior, é interessante oferecer a alternativa de trabalhar em casa naqueles dias mais turbulentos. O simples fato de evitar este desgaste diário já seria um grande motivo para seus funcionários acordarem mais dispostos.

Para a empresa que se preocupa com reuniões, internas ou externas, programas como Skype podem auxiliar ou até mesmo substituir na maioria dos casos. Basta a equipe estar em sintonia com sua tecnologia e saber qual a melhor forma de utilizá-la.

Se lucro é o objetivo de todo negócio, vamos analisar a questão dos gastos. Toda empresa tem seus custos fixos (como aluguel) e variáveis (como energia elétrica). Quando um funcionário trabalha em casa, na teoria, está reduzindo seus custos variáveis. A possibilidade de uma possível redução ou economia destes gastos deve ser avaliada pela empresa com o objetivo de analisar a viabilidade, principalmente pelos gastos fixos.

Pois bem, já ilustramos alguns cenários e possibilidades e provavelmente já conseguiu idealizar e definir se sua empresa pode oferecer a opção de home office para seus funcionários. Caso esta confirmação tenha sido positiva, vamos listar algumas dicas que podem ajudar.

Tenha uma equipe comprometida

A maior barreira para uma empresa deixar seu funcionário trabalhar em casa é a preocupação do mesmo estar sendo pago pelo dia e não necessariamente estar trabalhando.  O fato de deixar uma pessoa trabalhar de sua residência sujeita a interrupções e sem estar sendo supervisionada pode tirar o sono de muitos empresários.

Para obter uma tranquilidade maior em relação a isto, o RH de sua empresa deve fazer um trabalho sobre a importância de cada um dentro de uma equipe de sucesso. Faça o possível para que todos compreendam sobre a importância no cumprimento de metas.
Além disso, é preciso deixar claro que o funcionário deve estar sempre disponível (por telefone, messenger ou pelo menos e-mail) durante o que seria o seu horário de serviço.

Bookmarks

Entre uso pessoal e profissional, utilizamos dezenas de sites todos os dias. Ter esta lista disponível e acessível de qualquer lugar é indispensável. Caso não queira utilizar um serviço de bookmarks online, um arquivo HTML pode resolver. O importante é não deixar todos os sites que utiliza apenas no histórico do seu computador de trabalho.

Mande seus documentos para a Nuvem

Este conceito vem ganhando espaço nas empresas há muito tempo, mas, principalmente por falta de confiança, ainda é tímido o número delas que trabalham assim. O que muitas empresas não sabem é que nem sempre será necessário fazer altos investimentos e sendo feito da forma correta uma solução gratuita como o Google Docs pode resolver. Um pouco de estudo da ferramenta e programação de backups são suficientes.

No final, para saber se é aplicável, é preciso analisar os tipos de documentos e como são importantes ou sigilosos.

Caso não seja viável, nada impede de editar localmente e enviar por e-mail, por exemplo.

Agenda de compromissos compartilhada

Mesmo que não confie em deixar seus documentos online, ter uma agenda que pode ser acessada por toda equipe é interessante nestes casos. É uma forma de controlar os funcionários e ainda deixar todos informados. Além de avisar e evitar atrasos ou perda de compromissos.

Ferramenta para fazer conferências

Hoje em dia fazer videoconferência é bem simples. Ferramentas como Skype ou o Google+, neste caso utilizado através dos chamados hangouts, auxiliam quem precisa fazer reuniões online. Com uma conexão de qualidade é possível visualizar vídeos, links e documentos sem problemas.

Plano de Internet

Caso sua empresa possua um dos chamados planos corporativos, incentive a adesão por parte de funcionários que poderão utilizar o serviço de transmissão de dados (conexão 3G) em seus smartphones. Smartphones são uma excelente opção para conectar notebooks à internet, além de oferecer outras opções para escritório online. No geral, empresas que oferecem eles a seus funcionários, efetuam o desconto em folha com os gastos do funcionário no mês.

Caso algum funcionário ainda não tenha banda larga em casa, pode ser interessante buscar parcerias com empresas que oferecem este serviço.

Conclusão

Mesmo que não seja da filosofia da empresa, esta prática pode ser interessante mesmo que em caráter de teste. Uma vez que será possível enxergar a própria organização de sua empresa, também será fácil analisar se a mesma está preparada, se seus funcionários rendem da mesma forma fora do escritório, se poderá economizar e principalmente se em dias em que eles normalmente teriam muitas dificuldades de produzir, se conseguirão ser eficientes.

Hoje em dia uma empresa que deseja ser bem sucedida deve estar sempre inovando. E a sua, está preparada para inovar?

Leia mais sobre o assunto em: http://www.ceviu.com.br/blog/?s=home+office

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